Ketika email yang dikirim dianggap sebagai spam, hal itu akan menghambat pekerjaan yang dilakukan dan merusak reputasi bisnis yang dijalani sehingga untuk mencegah hal tersebut dapat dilakukan dengan melalui langkah-langkah berikut :

1. Gunakan Email Spam Checker

Email Spam Checker dapat mengukur kerentanan suatu pesan dalam bentuk skor apakah masuk atau tidaknya nanti ke kotak spam pada saat nantinya dikirim. Semakin tinggi skor yang didapat maka semakin kecil persentase pesan yang akan dikirim masuk ke kotak spam dan berlaku juga untuk sebaliknya.

2. Konten email yang berkualitas

Konten email yang berkualitas dapat dilihat dari pesan yang relevan dan bermanfaat sehingga meningkatkan minat penerima email untuk membuka dan membaca pesan yang dikirimkan. Perlu dilakukan riset juga untuk mengidentifikasi karakteristik penerima pesan agar tahu konten seperti apa yang membuatnya tertarik karena pada email spam hanya bertujuan untuk mengundang klik tanpa berfokus pada faktor detail yang lain.

3. Kredibilitas yang baik

Kredibilitas pengirim email dapat dilihat dari beberapa faktor yang mempengaruhinya, diantaranya sebagai berikut :

• Engagement : Semakin banyak penerima yang membuka email dan melakukan aksi yang direkomendasikan di dalam email tersebut maka kredibilitasnya akan semakin baik.
• Spam : Semakin sedikit email yang ditandai oleh penerima sebagai spam maka kredibilitasnya juga akan semakin baik.
• Jumlah dan waktu pengiriman pesan : Apabila mengirimkan email yang jumlahnya banyak pada waktu yang bersamaan akan semakin rentan email tersebut akan dianggap spam.
• Unsubscribe : Apabila jumlah penerima email yang berhenti berlangganan ada banyak maka email yang dikirimkan berarti kualitasnya kurang baik dapat dilihat tidak relevannya isi email tersebut atau cara yang dilakukan untuk menarik perhatian pembaca kurang kreatif dan terkesan monoton.

4. Persetujuan Penerima Email

Untuk mengetahui penerima email benar-benar tertarik dengan konten email yang dikirimkan dapat dilakukan dengan berlangganan melalui form karena artinya sudah pasti yang mengisi form tersebut ingin mendapatkan update dari email pengirim, jadi sudah tidak perlu terlalu khawatir lagi dengan relevansi konten karena sudah sesuai dengan ekspektasi penerima email.

Bayangkan jika pengirim email sudah susah payah membuat konten tetapi nantinya tidak sampai pada penerima email, jadi ikuti cara-cara yang telah disebutkan di atas agar email yang akan dikirimkan probabilitasnya semakin kecil untuk masuk pada kotak spam.

Email spam merupakan pesan yang dikirim ke email tanpa persetujuan pemilik email yang biasanya berisi tentang promosi atau motif lain yang menjadi maksud tersembunyi dari pengirim email spam tersebut yang dipanggil sebagai spammer. Terdapat beberapa jenis email spam yang dapat diketahui agar sewaktu mendapatkan email tersebut mampu mengidentifikasi dan menghindarinya, yaitu diantaranya sebagai berikut :

1. Email Penipuan 

Penipuan dilakukan dengan cara memberikan urgensi untuk meminta bantuan dalam bentuk uang dengan berpura-pura menjadi sosok terdekat korban dan bisa juga dengan memberikan penawaran yang menggiurkan agar korban dengan sukarela mengirimkan informasi pribadi yang dianggap prosedur untuk mendapatkan hadiahnya.

2. Email Promosi 

Promosi yang dilakukan dengan melalui email bukanlah hal yang salah, namun ketika hal tersebut dilakukan tanpa seizin penerima email itu menjadi hal yang tidak beretika. Pesan promosi yang masuk ke kotak email sudah seharusnya melewati persetujuan terlebih dahulu seperti memasukkan alamat email untuk berlangganan pada suatu channel online agar terus mendapatkan informasi yang diinginkan.

3. Email Phishing

Phishing merupakan metode penipuan yang dilakukan oleh spammer dengan menyamar menjadi brand terkenal untuk mengelabuhi korban agar bersedia memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelaku untuk melakukan aksi kejahatannya.

Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk mengatasi email spam yang masuk serta mencegah email tersebut dapat diterima kembali :

1. Jangan Membuka Email Spam

Spammer akan memantau apakah email yang sudah dikirim telah dibaca atau tidak untuk memastikan email yang dijadikan target adalah email aktif atau mati, jadi pada saat menerima email spam tidak perlu dibuka agar spammer berhenti untuk mengirimkannya kembali. 

2. Tandai email yang tidak jelas sebagai spam

Setiap email yang ditandai sebagai spam akan terdeteksi sebagai pesan yang tidak tidak disetujui untuk diterima yang menjadikan spammer tidak bisa mengirim email spam lagi ke kotak email secara otomatis.

3. Email yang dipublikasikan

Alamat email sering digunakan untuk membagikan informasi kontak dalam bisnis, namun karena alamat email menjadi mudah ditemukan maka secara tidak langsung akan mengundang spammer. Jadi akan lebih baik jika memperkuat sistem pertahanan keamanan pada email agar khususnya tidak rentan terhadap serangan spam.

4. Gunakan email hosting dengan fitur anti spam andalan

Email hosting membuat alamat email yang dimiliki akan terlihat lebih profesional  dengan menggunakan domain yang diciptakan sendiri sehingga menambah kepercayaan dan rasa aman terhadap calon client. Selain itu terdapat juga fitur keamanan dengan menggunakan email hosting yang dapat membuat sistem keamanan kotak email lebih terjaga.

Dengan mengikuti langkah langkah diatas email anda akan jauh lebih aman dan tidak perlu khawatir lagi akan tindak kejahatan yang spammer kirimkan melalui email spam karena sudah terfilter dengan baik sehingga hanya email yang jelas dan disetujui yang dapat masuk ke kotak masuk.